Zatrudniasz pierwszego pracownika? Oto co musisz wiedzieć

Zatrudnienie pierwszego pracownika to duży krok dla każdego przedsiębiorcy. Gratulacje, skoro jesteś na tym etapie! Ale razem z nowym pracownikiem pojawia się też kilka obowiązków, o których musisz pamiętać. Spokojnie – nie ma tego aż tak dużo, jak się wydaje.

Poniżej zebrałem dla Ciebie najważniejsze rzeczy, które trzeba załatwić. Krok po kroku, bez urzędowego języka.

1. Wybierz formę zatrudnienia

Na początek musisz zdecydować: na jakiej podstawie chcesz współpracować z pracownikiem.

Masz do wyboru:

• Umowa o pracę – pełen etat, część etatu, umowa na czas określony lub nieokreślony. Daje największą ochronę pracownikowi, ale też najwięcej formalności po Twojej stronie.
• Umowa zlecenie – bardziej elastyczna. Nadaje się do zadań, które nie są wykonywane regularnie. Pamiętaj, że zleceniobiorca też podlega ubezpieczeniom.
• Umowa B2B (współpraca z osobą prowadzącą działalność) – to już bardziej współpraca niż zatrudnienie. Nie dla każdego i nie do każdej pracy.

Jeśli nie wiesz, co wybrać – zapytaj księgowej lub kadrowej. To ważna decyzja.

2. Zgłoś pracownika do ZUS

Jeśli podpisujesz umowę o pracę lub zlecenie z obowiązkiem ZUS, masz obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń.

• Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
• Zgłaszasz go na formularzu ZUS ZUA (jeśli wszystkie składki) lub ZZA (jeśli tylko zdrowotna).

Zgłoszenie robisz przez program Płatnik lub z pomocą biura rachunkowego.

3. Zgłoś firmę jako pracodawcę

Jeśli po raz pierwszy zatrudniasz pracownika, musisz zgłosić się do:

• Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)
• Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid) – dotyczy to tylko niektórych branż (np. gastronomia)

Masz na to 30 dni od zatrudnienia pracownika.

4. Zorganizuj badania lekarskie i szkolenie BHP

Zanim pracownik zacznie pracę, musisz:

• Wysłać go na badania wstępne (do lekarza medycyny pracy)
• Zorganizować szkolenie BHP (np. online lub z firmą zewnętrzną)

Bez tych dwóch rzeczy pracownik nie może zacząć pracy.

5. Przygotuj dokumenty i prowadź akta osobowe

Dla każdego pracownika musisz założyć i prowadzić teczkę osobową. W skrócie – przechowujesz:

• kopię umowy
• oświadczenia i zgody
• wyniki badań
• dokumenty związane z urlopami, premiami itp.

Akta osobowe trzeba przechowywać nawet 10 lat po zakończeniu współpracy. Wszystko musi być poukładane i kompletne.

6. Wypłacaj pensję i rozliczaj składki

To niby oczywiste, ale warto o tym wspomnieć:

• pensja musi być wypłacana na czas (najpóźniej do 10. dnia miesiąca)
• składki ZUS i podatek dochodowy odprowadzane zgodnie z przepisami
• nie zapomnij o deklaracjach do ZUS i US

Tu zdecydowanie warto mieć biuro księgowe lub kadrową, która to ogarnie.

7. Przygotuj się na kontrole

PIP, ZUS, US – mogą Cię odwiedzić i zapytać o dokumenty pracownicze, listy płac, szkolenia BHP itd. Dlatego lepiej mieć wszystko w porządku.

Podsumowanie – co musisz zrobić:

• wybrać formę zatrudnienia
• zgłosić pracownika do ZUS
• zgłosić firmę do PIP (i ewentualnie Sanepidu)
• zorganizować badania i BHP
• przygotować dokumentację
• prowadzić akta osobowe
• wypłacać pensję i odprowadzać składki

Jeśli zatrudniasz pierwszego pracownika – warto to zrobić raz a dobrze. Potem pójdzie już z górki. A jeśli nie chcesz tego wszystkiego ogarniać samodzielnie – odezwij się. Pomogę Ci przejść przez cały proces krok po kroku.